Tisdagen den 12/9 stänger vi kontoret.
Vi har grymma medarbetare i vårt team, men nu skall vi bli ännu bättre! Vårt mål har alltid varit att hjälpa både kunder och människor att växa, därför ska vi alla på Payday vidareutbilda oss nu på tisdag.
Det är den frågan som bör ställas för att svara på hur personuppgifter får användas i lönehanteringen.
Att hantera personuppgifter på ett korrekt sätt har alltid varit nödvändigt, men har ytterligare tydliggjorts i och med att personuppgiftslagen upphör. Kan tyckas märkligt att en lag blir än mer aktuell när den faktiskt försvinner. Anledningen? Den ersätts av den nya Dataskyddsförordningen. Och den har något som inte personuppgiftslagen har, möjlighet att utfärda sanktioner om inte personuppgiftshanteringen uppfyller lagen. Även om den svenska tolkningen av den nya förordningen inte är helt färdig så står det klart att det kan bli talan om ganska höga böter. I stora drag skiljer sig inte kraven åt på korrekt hantering idag jämfört med vad som kommer att krävas efter den 25 maj 2018. Givetvis innebär den förändringar, såsom stärkt krav på dokumenterade rutiner och policys, klargörande av ansvarsfördelning och rätten till att hantera sitt eget data, det vill säga data som finns registrerad om dig som person. Hur den nya lagen kommer att lyda exakt får vi vänta ett tag på. Så i väntan på denna lag finns det tillfälle att se över hur personuppgifter hanteras och behandlas, och det är hög tid.
Personuppgiftslagen är en ramlag vilket innebär att bestämmelser i en annan lag, till exempel bokföringslagen, eller förordning gäller före den. När det gäller anställdas personuppgifter så är, oavsett vem som hanterar personuppgifter, arbetsgivaren den som är ansvarig för korrekt hantering. Det finns regler och praxis för hanteringen inom såväl arbetsrättslig lagstiftning som i det som anses vara god sed i arbetslivet. För arbetsgivaren tar personuppgiftslagen vid där det inte finns särskilda regler för arbetsgivarens behandling av de anställdas personuppgifter. Det är att rekommendera att ta fram policys för hantering av personuppgifter, till exempel så bör det i samband med en anställning framgå av anställningsavtalet vilka uppgifter som hanteras och vilken betydelse eventuella värderande uppgifter har för den aktuella tjänsten. Är det så att man är personuppgiftsbiträde, vilket innebär att man hanterar personuppgifter för ett annat företag (vilket gäller alla inom outsourcing), så ska det finnas ett skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal.
Så kommer frågan om personuppgifter i lönehanteringen. Och där är det ganska enkelt, åtminstone vid första anblicken. Det krävs faktiskt inte samtycke. Det är nämligen tillåtet att behandla personuppgifter utan samtycke, bland annat om behandlingen är nödvändig för att kunna fullgöra ett avtal med den registrerade personen, som ett anställningsavtal. De uppgifter som krävs för att kunna göra beräkningar och utbetalning av lön. Eftersom personuppgiftslagen är en ramlag och arbetsgivare enligt andra lagar är skyldiga att lämna ut uppgifter till myndigheter så kan en arbetsgivare givetvis hantera personuppgifter för att till exempel redovisa skatter och sociala avgifter, rapportera pensioner och försäkringar, upprätta LAS-listor eftersom de är lagkrav. Men lönesystemen innehåller ofta många andra viktiga uppgifter. Såsom uppgifter om nära anhörig, något som det inte finns lagkrav på, inte är de heller en nödvändighet för att kunna göra lön. I de här fallen finns det något som kallas intresseavvägning, och vad som kan motivera sådan registrering varierar mellan verksamheter, men det är när intresset av att behandla personuppgifterna är större än den anställdes intresse av att uppgifterna inte behandlas. Det är inte något som kan göras godtyckligt och ställer krav på information även om det inte kräver samtycke.
I hanteringen av löneuppgifter så är det viktigt att ha koll på vad känsliga uppgifter är. För att lämna vidare känsliga personuppgifter krävs arbetstagarens uttryckta samtyckte, alternativt att det finns ett arbetsrättsligt krav. Känsliga uppgifter är ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening samt sådana personuppgifter som rör hälsa eller sexualliv. I det här är just hälsa en lite klurigare hantering, det gäller sjukfrånvaro, graviditet och läkarbesök. För det innebär att lönespecifikationen i många fall innehåller känsliga uppgifter. Det är ett av flera skäl till varför det är viktigt att lönespecifikationer hanteras på ett säkert sätt.
Personuppgiftshantering är en viktig uppgift. Med samtycke kommer man långt. Samtycke ska enligt personuppgiftslagen vara frivilligt, särskilt, informerat och en otvetydig viljeyttring. Och i hanteringen, tänk på att begränsa ändamålet, minimera uppgifterna och minimera lagringen.
Från och med 1 mars 2017 ändrar Alecta sina premiegrunder vilket innebär att företagens premiekostnader förväntas öka. Med de nya tarifferna ökar kostnaden för avgångs- och ålderspension med 15 procent och inlösen av PRI-skuld ökar med 3 till 5 procent medan kostnaden för familjepension sänks med 6 procent.
Alectas styrelse har beslutat att genomföra en ny omtarifiering av ålders- och familjepension från och med den 1 mars 2017.
Beslutet fattas mot bakgrund av den befintliga lågräntemiljön och den successivt ökande livslängden hos de försäkrade.
De förmåner och premier som omfattas av ändringen är :
Skatterättsnämnden har i ett förhandsbesked kommit fram till att styrelsearvoden som faktureras av bolag ska ingå i inkomstslaget tjänst.
Endast i vissa fall kan arvode för styrelseuppdrag beskattas i inkomstslaget näringsverksamhet. För att så ska vara fallet krävs att uppdraget är begränsat i tid och avgränsat till en specifik uppgift såsom ett saneringsuppdrag. Nämnden var oenig och ärendet är överklagat till HFD. Rättsläget är oklart i väntan på vidare prövning.
Nytt för i år är att avdragsrätt för moms vid representation medges på ett beskattningsunderlag om 300 kronor. Samtidigt slopas möjligheten för inkomstskatterättsligt avdrag för representationskostnader för lunch, middag, supé eller annan förtäring. Bolag med brutet räkenskapsår får fortsätta att göra avdrag fram till det nya räkenskapsåret börjar.
De nya inkomstskattereglerna tillåter fortsatt avdrag för förfriskningar och enklare förtäring. Kraven som ställs är att förtäringen inte anses som måltid och att den är av mindre värde. Samma regler gäller oavsett om det rör sig om intern eller extern representation.
Den 1 april börjar ett nytt semesterår för 2017, detta innebär att du får nya semesterdagar och att du ska ha hunnit ta ut minst 20 dagar av 2016 års semesterdagar. Det kan därför vara dags att se över hur många dagar du har tagit ut sedan 2016-04-01 och eventuellt planera in semester om du tagit ut för få dagar.
Semesterdagar som inte tagits ut
Intjänad betald semester ska tas ut i ledighet. Den anställde kan under semesteråret därför inte välja
att vara ledig färre än 20 dagar och få de resterande dagarna utbetalda i pengar.
Det är alltså i princip omöjligt för en anställd att få ersättning för sina ordinarie respektive sparade
semesterdagar, utan att ha tagit ut semestern i ledighet. Det finns några undantag från huvudregeln.
Julen närmar sig och många arbetsgivare tänker ge julklappar till sina anställda. För att vara skattefria krävs att marknadsvärdet av gåvorna inte överstiger 450 kronor inklusive moms per person; kostar gåvorna mer är de skattepliktiga i sin helhet.
Susanne Odelvall var inbjuden som branschföreträdare på detta event, där hon berättade om hur hon och en kollega år 1994 startade upp Payday och resan från att övertyga företag att outsourca sin lönehantering till framtidens automatiserade system, Susanne deltog även i den följande debattpanelen.
Har ditt företags styrelse tillräcklig insyn i verksamheten? Att sitta med i en styrelse innebär ett stort ansvar. Många känner inte till att man som styrelseledamot har en skyldighet att ha insikt i företaget och bedöma bolagets eller koncernens ekonomiska situation. Kravet är tydligt framställt i aktiebolagslagen 8:4.
Det finns två aspekter att ta hänsyn till, bolagets resultat och ställning samt bolagets betalningsförmåga mot sina leverantörer, dvs insolvens. Båda dessa aspekter ska styrelsen ha insyn i och efterfråga. Det är inte alltid lätt att se om bolaget har förbrukat halva aktiekapitalet om bolaget inte gör månadsbokslut och följer upp totalresultatet. Därför är det bra att etablera rutiner som säkerställer återrapportering till styrelsen.
För att inte hamna i en position där man måste upprätta en kontrollbalansräkning finns det olika varningssignaler som företaget och ledningen bör vara uppmärksamma på :
• Bolagets kortsiktiga betalningsförmåga och rörelsekapitalbehovet
• Negativt kassaflöde
• Större rörelseförluster eller värdenedgångar på bolagets tillgångar
• Tvister med kunder eller leverantörer som kan leda till krav som inte går att infria
• Kapitalbrist
När varningssignalerna är ett faktum måste bolagets ledning agera genom att se över och bedöma situationen. Kan företaget fortsätta att bedriva sin verksamhet utifrån rådande förutsättningar och i sådana fall, hur länge? Hur påverkas likviditeten av den uppkomna situationen? För att styrelsen inte ska anses vara försumlig i sitt beteende bör den agera genom att begära in information och handla utefter denna information. Detta är viktigt för att styrelsen ska undvika att falla in i personligt betalningsansvar.
